Privacy Policy ISWIM

In het kader van de nieuwe regelgeving rond GDPR (Global Data Protection Regulation), die van kracht is sedert 25 mei 2018, willen we jullie hierbij informeren dat wij met de grootste zorg omgaan met jullie persoonsgegevens, waarbij we enkel data bijhouden in het kader van de clubwerking en de communicatie met onze leden. De nodige veiligheidsmaatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens te beschermen waar nodig.

Graag willen we jullie hiermee dan ook informeren hoe we met jullie persoonsgegevens omgaan.

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
1. Voor- en familienaam
2. Adresgegevens
3. Geboortedatum (event. plaats)
4. Telefoonnummers ouders, event. lid indien meerderjarig)
5. E-mailadres ouders, event. lid indien meerderjarig)
2. Doel opvragen persoonsgegevens
1. Inschrijving in de club
2. In orde brengen van de verzekering van het lid
3. Bijhouden van zwemprestaties, besttijden, clubrecords
4. Verzenden van info en nieuwsbrieven
5. Organisatie activiteiten binnen de clubwerking
3. Specifieke persoonsgegevens
1. Opvragen doktersattest voor aanvraag competitievergunning
2. Medische gegevens, voornamelijk bij competitiezwemmers, dit om zwemmers correct te kunnen begeleiden tijdens zwemtrainingen/wedstrijden/zwemstages, worden strikt vertrouwelijk behandeld door de trainersstaf --> documenten hieromtrent worden steeds vernietigd op vraag of indien irrelevant geworden.
4. Waar worden persoonsgegevens bijgehouden?
1. Database ISWIM: inschrijving in de club
2. Assist: programma binnen VZF, ten einde lidmaatschap/verzekering van aangesloten lid in orde te brengen, eventuele aanvraag van een comeptievergunning en om ledenlijsten te trekken ten einde de nodige subsidies te krijgen
3. Teammanager: programma ivm inschrijving van zwemmers voor wedstrijden en bijhouden van gezwommen tijden
4. Meetmanager: programma ivm organisatie van wedstrijden
5. Swimrankings: programma waar officiële wedstrijdtijden bijgehouden worden van zwemmers
5. Wie heeft toegang tot die data?
1. Database ISWIM: bestuur/hoofdtrainer ISWIM/ webmaster
2. Assist: bestuur VZF/Sportsecretaris ISWIM
3. Teammanager/meet manager: sportsecretaris ISWIM
4. Swimrankings: openbaar
6. Hoe lang worden de persoonsgegevens bijgehouden bij ISWIM?
   Duurtijd (algemene regel): worden niet langer bijgehouden dan nodig voor de werking van de club. Indien gewenst kan een lid bij beëindiging van zijn/haar lidmaatschap speciale aanvraag richten naar de club om gegevens zoveel als mogelijk te verwijderen in clubbestanden eigen aan de club.
7. Verspreiding van persoonsgegevens
   Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden/andere organisaties zonder uitdrukkelijke toestemming indien dit niet noodzakelijk is voor de clubwerking of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij lidmaatschap van de club worden de ouders geacht akkoord te zijn om eventuele foto's van uw kind omtrent zwemsport/zwemwedstrijden te publiceren via de website en of krant, tenzij een niet-akkoord uitdrukkelijk (schriftelijk) werd meegedeeld.
8. Inzagerecht persoonsgegevens
   Ieder lid heeft ten allen tijde recht om zijn persoonsgegevens in te kijken en eventueel te vragen om ze te verwijderen of aan te passen. U hebt tevens het recht om uw toestemming van gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ISWIM. Voor elke vraag rond je persoonsgegevens kun je boodschap sturen naar sportsecretaris@i-swim.be met in bijlage kopie identiteitskaart (pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort) paspoortnummer, rijksregisternummer) om authenticiteit van aanvraag te checken en je privacy te beschermen. We zullen er alles aan doen om jou zo snel als mogelijk een antwoord te sturen, dit ten laatste binnen de 4 weken.
9. Beveiliging persoonsgegevens
   ISWIM zorgt ervoor dat al uw persoonsgegevens met de nodige zorg behandeld worden, waarbij toegang tot bepaalde data via paswoorden beperkt wordt tot hoofdtrainer, bestuur en/of webmaster (zie supra). Deze laatste verbinden er zich toe om discreet en vertrouwelijk met alle persoonsgegevens om te gaan en dit enkel te gebruiken voor sportieve doelstellingen en/of naleven van reglementen/wetgeving.